有給の理由の書き方｜「私用」でいい？申請書の例文と、理由を聞かれたときの答え方

休みを取るだけなのに、理由の欄で手が止まりますよね。

この記事では、有給の理由の書き方を、場面別の例文と、聞かれたときの答え方までまとめました。

この記事の有給のルールは、2026年11月3日に労働基準法の条文と、厚生労働省・労働局の案内で確認しています。

有給の理由は「私用」でいい？書き方の基本

はい、大丈夫。申請書の理由は、「私用のため」のひと言でOK。

厚生労働省のQ&Aにも、有給をどんな目的で取るかは働く人の自由で、会社は目的によって取得を拒めないと書かれています。

愛知労働局のQ&Aも同じ考え方。具体的な理由が書かれていないからといって、休みを認めないことはできない、という答えです。

「私用」以外の言い方なら、「所用のため」「私事のため」「家庭の事情のため」「休養のため」あたりが使いやすいです。

旅行や趣味で休むときも、書くのは同じ「私用のため」でOK。遊びで休んでいいのか気になる人は、こちらをどうぞ。

有給の理由の例文は？申請書・勤怠システム・口頭・メール・チャット別

ここからは、そのままコピーして使える例文です。〇の部分だけ変えてください。

理由はひと言で済ませて、上司に伝えるときは「いつ休むか」と「仕事の段取り」を添えると話が早いですよ。

申請書・勤怠システムの理由の欄	私用のため
文章で書く書式のとき	私用のため、〇月〇日に年次有給休暇を取得したく、申請いたします。
口頭で上司に	〇月〇日に有給をいただきたいのですが、よろしいでしょうか。私用です。〇〇の件は前日までに終わらせておきます。
チャットで上司に	お疲れさまです。〇月〇日（〇）に私用のため有給をいただきたく、ご連絡しました。急ぎの件は〇〇さんに引き継いでおきます。よろしくお願いします。

勤怠システムの理由が選択式なら、「私用」など近いものを選ぶだけ。入力が必須でなければ、書かずに出せることもあります。そこは会社の運用しだい。

メールで伝えるなら、件名に日付を入れておくと上司が探しやすくなります。

有給の理由のおすすめ一覧は？通院・家庭の事情・冠婚葬祭の書き方

「私用」だけだと書きにくい職場もありますよね。そんなときは、言える範囲の本当の理由を短く書きましょう。

理由	書き方	聞かれたときの一言
通院	通院のため	病院の予約が取れたので
健康診断・検査	健康診断のため	検査で半日ほどかかるので
体調不良	体調不良のため	体調がすぐれないので
休養	休養のため	少し体を休めます
家庭の事情	家庭の事情のため	家のことで動く必要があって
冠婚葬祭	冠婚葬祭のため	親族の用事です
子どもの行事	学校行事のため	子どもの学校の行事です
役所・銀行の手続き	手続きのため	平日しか開いていない窓口なので
引っ越し	転居のため	引っ越しの立ち会いです

中身を言いたくないときに便利なのが、「家庭の事情のため」

有給なら、事情の中身まで説明する必要はありません。

通院も同じで、病名まで書かなくて大丈夫。「家の用事」の言い換えは、こちらにまとめています。

心や体がしんどくて休みたいときも、書くのは「休養のため」「体調不良のため」で十分です。つらさが続くときは、厚生労働省のこころの耳に働く人向けの電話・SNS・メール相談があります。

急に休むときも、書き方は同じ。「急用のため」「体調不良のため」のひと言にして、連絡を早めに入れましょう。

体調不良の半休のメールと、急な半休の伝え方は、それぞれこちら。

有給の理由を聞かれたら？しつこいときの答え方

聞かれても、答えは「私用です」で止めてOK。有給の目的は自由で、労働基準法39条にも理由を伝える定めはありません。

といっても、39条に理由を聞くことを禁じる定めもありません。雑談や、仕事の段取りの確認で聞かれることもあります。ムッとせず、さらっと返すのがいちばんです。

聞かれ方	返し方
「何の用事？」	ちょっと用事がありまして。私用です。
「どこか行くの？」（雑談）	ちょっと予定がありまして。
「くわしく教えて」	プライベートなことなので、私用ということでお願いします。
「理由がないと困る」	私用です。仕事は〇〇まで終わらせて、〇〇さんに引き継ぎます。
「その日じゃないとダメ？」	はい、動かせない用事です。／別の日でも大丈夫です。〇日はいかがでしょうか。

親しい相手なら、本当のことを言えば済む話。言いたくないときだけ、この返し方を使いましょう。

繁忙期に聞かれるときは、日にちをずらせるか確かめたいのかもしれません。愛知労働局のQ&Aも、業務への支障と休みの必要性を比べるときは、よく話し合うようにと案内しています。

そんなときは中身まで言わなくても、「動かせない用事か、動かせる用事か」だけ伝えれば話は進みますよ。

それでもしつこいときは、まず人事や総務に相談。社内で解決しなければ、次の「私用はダメ」の手順に進みましょう。言い回しをもっと知りたい人は、こちらも参考にしてください。

有給の理由を書く欄があるのは違法？

欄があるだけで違法とは言い切れません。労働基準法39条に、理由の欄を禁じる定めはないからです。ただし、欄があっても、具体的な理由を書かないことを理由に休みを認めないことはできません。

愛知労働局のQ&Aの質問も、まさにこの話。繁忙期に日にちを変えてもらうか判断するため、理由をくわしく書かせたいという会社側の相談に、先ほどの答えを返しています。

そもそも有給は、上司の許可で決まる休みではありません。厚生労働省のページに載っている最高裁の判例でも、有給の成立に会社の「承認」という考え方を入れる余地はないとされています。

ただし、事業の正常な運営を妨げるときは、会社は日にちを変えられます。申請の手続きも、会社のルールどおりに出しておきましょう。理由の欄に「私用のため」と書いて出す、それで十分です。

「私用はダメ」と言われたらどうする？

「私用はダメ」という理由だけで、法律の有給を拒むことはできません。とはいえ、いきなり法律を持ち出すと角が立ちますよね。順番に進めましょう。

時季変更権が認められない場面で、請求された時季に有給を与えなかった場合の罰則は、6か月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金です（労働基準法119条）

有給を取った人に賃金の減額などの不利益な扱いをしないことも、法律に書かれています（附則136条）

会社が「別の日にして」と言えるのはどんなとき？（時季変更権）

会社が日にちを変えられるのは、請求された日に休まれると事業の正常な運営を妨げる場合だけ。これが時季変更権です（労働基準法39条5項）

ここで大事なのは、会社ができるのは「別の日にする」ことだけで、有給をなくすことはできないという点です。「私用と書いたから別の日に」という話でもありません。

申請の期限を就業規則で決めている会社もあります。「前日の正午までに書面で」というルールが有効とされた裁判例もあるので、規則は先に見ておきましょう（神戸地裁 1997年5月20日）

別の日にしてほしいと言われたら、「では〇日はいかがでしょうか」と候補を出すのが早いです。早めに伝えておけば、この話になること自体が減りますよ。

有給の理由にウソを書いてもいい？

ウソを書く必要はありません。「私用のため」で通るので、作り話をしても得がないからです。

ウソの理由、特に病名や親族の不幸の作り話は、あとで話が合わなくなると信用を落とします。休む理由は、言える範囲で短く本当のことを。これだけ覚えておけば困りません。

仕事に行きたくない朝の連絡のしかたは、こちらにまとめています。

有給の理由のよくある質問

最後に、よくある疑問に答えておきますね。迷ったら「私用のため」です。

理由なしで有給を申請できますか？

理由の欄が必須でなければ、書かずに出せることもあります。必須なら「私用のため」と書きましょう。

バイトやパートでも「私用」でいいですか？

同じです。条件を満たせばパートでも有給があり、目的が自由なのも変わりません。

転職活動の面接で休むときの理由は？

「私用のため」でOK。有給の目的は自由なので、面接と書く必要はありません。

当日の朝、体調不良で有給にできますか？

当日の申請をどう扱うかは、就業規則と会社の運用で変わります。法律の考え方では、会社が判断する時間のない申請は認められないこともありますが、実際には多くの会社が認めています。まず早めに連絡して、事情を伝えましょう。

半休や時間単位の有給でも、書き方は同じですか？

同じ。「私用のため」のひと言でOK。

理由を書かなかったら、査定が下がりますか？

有給を取った人に、賃金の減額などの不利益な扱いをしないことは法律に書かれています。賞与や精皆勤手当の計算で、有給の日を欠勤扱いにすることもNGです。

有給が使えない日や、当日に休むときの伝え方は、こちらでまとめています。

まとめ

有給の理由で迷ったら、「私用のため」と書いて、仕事の段取りを添える。これでだいたい片づきます。

有給の日を使って、会社の給料以外の収入を作りたい人は、こちらもどうぞ。